归档指南

西南大学档案实体分类编号方案

发布时间: 2018-01-05   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

为加强我校档案实体管理,使档案实体分类、编号、排架、检索有序化、规范化,根据《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》等有关法规,结合学校实际情况,特制定本方案。

一、档案类目的划分和标识

1一级类目的划分和标识

学校档案确定为十二个一级类目(党群、行政、教学、科研、产品生产、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物),标识采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成。

名称标识主要内容
党群DQ学校党群部门在工作中形成的有保存价值的材料。
行政XZ学校行政职能部门在工作中形成的有保存价值的材料。
教学JX教学管理和教学实践活动中形成的有保存价值的材料。
科研KY科学研究管理和科研实践活动中形成的有保存价值的材料。
产品生产CP产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
基建JJ基本建设管理和基建项目建设中形成的有保存价值的材料。
仪器设备SB仪器设备管理活动中形成的有保存价值的材料。
出版CB出版管理和出版活动中形成的有保存价值的材料。
外事WS外事管理工作和外事活动中形成的有保存价值的材料。
财会CK财务管理和会计核算活动中形成的有保存价值的材料。
声像SX学校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中形成的有保存价值的材料。
实物SW学校在教学、科研、党政管理、外事活动中产生或获得的有保存价值的物品。

2二级类目的划分和标识

二级类目是对一级类目的细分,其标识采用“两位”阿拉伯数字,依次标识为1112……99,但不用带“0”的数字,如1020、……等。

3三级类目的设置和标识

三级类目是对二级类目的细分,其标识是在二级类目之后采用“两位”或者“三位”阿拉伯数字,如1112……99111112……999,但也不用带“0”的数字,如1020、……或100200、……等。

二、档号编制规则

1.档号

档案馆()在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。

2.档号的结构、模式和标识

1)档号包括:全宗号、年度号、分类号、卷号。

   全宗号:学校的代号,我校有三个全宗,分别为01(西南师范大学)、02(西南农业大学)、03(西南大学)。

   年度号:由四位阿拉伯数字组成。

   分类号:由一级类目、二级类目组成,部分加上三级类目。

卷号:最下位类中档案的顺序编码。

 2)档号的模式

全宗号+年度+分类号+卷号

 3)档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字组合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、卷号之间,用英文连接符号“-”连接。2014年内容是党务综合的第21号卷档案,可标识为: 03-2014-DQ11-21

3.档案实体的排架

按照档案馆统一规划,分库房、分门类,按年度类目横向排列。

 三、分类主表