机构设置

机构设置

西南大学档案馆(校史馆、博物馆)下设综合科、档案收集指导部、档案保管利用部、信息技术部、校史工作部、博物馆工作部六个部门。主要工作职责是:

 

综合科工作职责

1.负责本馆物业、消防、治安和保密工作。

2.负责综合协调、对外联络及馆内日常事务工作。

3.负责起草馆内规章制度、工作计划、工作总结及学校档案文博工作规划。

4.负责本馆人事、财务、国资管理及统计年报工作。

5.负责办公用品、档案装具、办公家具的配置采购及设备维修工作。

6.负责印章管理、文件收发、来信来访、督促督办等工作。

7.负责文化建设、对外宣传、信息报送工作。

8.负责本馆考勤考核、值班安排、勤工助学工作。

9.协助馆领导组织全馆性活动,组织安排有关会议,对馆务会和馆务扩大会等重要会议作好记录,形成纪要。

10.根据档案工作有关规定,做好本馆的立卷归档工作。

11.做好本馆离退休职工慰问、服务等工作。

12.完成馆领导交办的其他工作。

档案收集指导部工作职责

1.学习、宣传、贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策,监督、检查全校各单位执行档案工作法律法规情况。

2.负责起草档案收集与指导工作的规章制度、工作计划和总结。

3.负责全校各立卷归档部门及其专兼职档案员的业务培训工作。

4.指导和协助全校各立卷归档部门及其专兼职档案员做好所管档案材料(含电子文档)的形成、积累、整理、组卷及归档工作。

5.负责全校各类档案及与本校有关且具有保存价值的文件材料的收集、接收、分类、编目、统计等工作,实施纸质和电子文档双套制归档,并做好向有关部室的移交工作。

6.做好各类涉密档案的立卷指导和安全移交工作。

7.负责档案入库前的管理、查询工作。

8.参加档案学术研究和业务交流活动。

9.做好本部门的消防和安全工作。

10.完成馆领导交办的其他工作。   

档案保管利用部工作职责

1.学习、宣传、贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策。

2.负责起草档案保管与利用工作的规章制度、工作计划和总结。

3.负责接收各类新增档案及资料的排架入库、电子标签粘贴、存址绑定等档案管理工作。

4.负责馆藏档案的定期盘点,做好档案开放和保管期满档案的鉴定、销毁工作。

5.负责做好档案库房日常管理和定期安防检查,做好防盗、防火、防水、防潮、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体及温湿度控制等档案资源的保护和管理工作,确保实体档案、数字档案和信息安全。

6.对涉密档案实行专人和专门库房管理,做好已入库涉密档案的安全保管和安全利用,杜绝失密、窃密和泄密事件的发生。

7.负责接待校内外人员来馆查(借)阅档案及远程代办,做好档案利用和咨询服务工作。

8.负责成绩证书翻译、学历学位认证工作。

9.负责人事档案的收集、鉴别、保管、保护、利用、转递、统计等工作。

10.负责学生档案的收集、保管、利用、转递、统计等工作。

11.参加档案学术研究和业务交流活动。

12.做好本部门的消防和安全工作。

13.完成馆领导交办的其他工作。

信息技术部工作职责

1.学习、宣传、贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策。

2.负责起草本馆信息技术工作的规章制度、工作计划和总结。

3.负责本馆信息系统的开发、维护和应用培训,确保本馆信息系统的正常运行与安全维护。

4.负责各类档案数据库的日常管理、维护和利用,做好档案数据安全备份及保管工作。

5.负责馆藏档案的数字化工作,做好档案数字化招标、场地及人员管理、数据检查、挂接及安全管控等工作。

6.负责本馆机房安全与各类服务器的正常运行。

7.协助做好电子文件归档。

8.协助做好本馆电子设备(包括计算机、服务器、网络设备等)的采购工作。

9.协助做好本馆网站的维护、运行和内容更新工作。

10.开展档案、文博信息化方面的学术研究和业务交流活动。

11.做好本部门的消防和安全工作。

12.完成馆领导交办的其他工作。

校史工作部工作职责

1.负责起草校史编研与管理工作的规章制度、工作计划和总结。

2.负责校史资料的收集、整理、编纂工作。

3.负责校史展览馆、侯光炯纪念馆的建设、日常管理、参观接待等工作。

4.负责编辑发行《西南大学记忆》。

5.做好档案编研工作。

4.开展校史文化的宣传、推广和交流工作。

7.开展新进员工和新生的校史教育工作。

8.开展校史编研与管理方面的学术研究和业务交流活动。

9.做好本部门的消防和安全工作。

10.完成馆领导交办的其他工作。

博物馆工作部工作职责

1.负责起草博物馆建设与管理工作的规章制度、工作计划和总结。

2.探索博物馆建设与管理的运行机制,负责起草博物馆建设调研报告、总体规划、功能布局规划及文化建设规划。

3.做好博物馆防盗、防火、防破坏等安全工作。

4.负责博物馆导览标识系统、观众服务设施设备的维护与管理。

5.负责博物馆阳光大厅、专题展厅、临时展厅及公共场所等对外开放空间场所的管理。

6.协助各分馆做好展陈策划、形式设计、施工制作及维护等工作。

6.负责博物馆的开放和参观接待工作。

7.发挥文化育人功能,办好专题展览和临时展览。

8.负责博物馆讲解员、志愿者的招募、培训、使用和管理。

9.开展博物馆建设与管理方面的学术研究和业务交流活动。

10.完成馆领导交办的其他工作。