学校规章

西南大学档案管理办法

发布时间: 2018-06-27   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

第一章 总则

第一条为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,充分发挥档案在学校各项工作中的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条本办法所称的档案,是指学校在招生、教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学生、教职工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案是对学校发展历史过程的反映和记录,是学校的宝贵财富。学校所有单位和个人都应遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规和本办法的规定,承担保护和移交档案的义务。

第四条档案工作是学校重要的基础性工作,是学校管理水平的重要体现。学校应将档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。校内各单位应重视档案工作,将其纳入自身发展规划和工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围,保障档案工作依法开展。

第二章 管理体制及机构人员

第五条学校档案工作由校长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与学校办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、开展档案资料征集、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、提供利用、编纂、陈列展览及设备购置和维护方面所需设备以及经费;

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导受校长委托具体负责档案工作。

第六条  学校成立西南大学档案工作委员会,由校长担任主任委员,是审议、指导、监督落实全校档案工作的协调机构。

第七条  学校设立档案馆,负责全校档案工作。档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,也是学校档案工作的职能管理部门。全校各单位的档案工作接受档案馆的业务指导、监督和检查。

第八条  学校档案馆的主要职责是:

(一)宣传贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)组织制订并实施学校关于档案工作的规章制度和业务规范,对各单位档案工作进行指导、监督和检查;

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护全校的各类档案及有关资料,做好档案安全保密工作;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,积极开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作,为学校和社会服务;

(七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的校史校情教育、爱国主义教育等文化教育功能;

(八)开展学校档案工作人员的业务培训,建立和健全学校档案工作网络;

(九)开展档案学术研究和业务交流活动。

第九条档案馆应配备政治上可靠、年龄结构合理、数量足够的工作人员。档案工作人员应具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。新进档案馆工作人员应具有硕士研究生及以上学历。

第十条档案馆专职档案工作人员,按照国家和学校有关政策实行专业技术职务聘任制或职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十一条各单位应确定一名负责人分管本单位的档案工作,配备专(兼)职档案工作人员,负责本单位档案的收集、整理和归档工作。

第十二条各单位档案工作的基本任务是:

(一)按照学校有关规定做好本单位文件材料的收集、保管、整理、分类、立卷(装盒)等工作;

(二)按归档范围、归档要求,将档案材料按时向档案馆移交;

(三)对按照规定不向档案馆移交或暂不移交的档案材料,应建立健全相应的科学管理制度,确保档案材料安全,并积极提供服务和利用;

(四)接受档案馆的业务指导、监督和检查,维护本单位档案、材料的完整与安全。

第十三条  专(兼)职档案工作人员应当遵纪守法,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,刻苦钻研业务,勇于创新,不断提高管理和服务水平。

第十四条学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及补助等其他有关待遇。

第三章 档案的管理

第十五条学校档案由档案馆集中统一管理,以确保档案的完整、系统、准确和安全,便于开发利用。各单位的档案材料应按照规定向档案馆移交,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

情况特殊的单位,应提出申请,经档案工作委员会审议、学校批准后,可设立档案分室,负责本单位的档案收集、整理、保管和利用工作,业务上接受档案馆的指导、监督和检查。档案分室须每年向档案馆报送新增档案库存目录和统计年报表。

第十六条学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,文件材料的归档范围是:党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声像类、实物类、人物类、人事类。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、实物等各种载体形式。

各类文件材料的具体归档范围,按《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

第十七条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录、案卷封面,填写备考表,交本单位负责档案工作的人员检查合格并由主管领导审核签字后,向学校档案馆移交。

第十八条校内各单位立卷归档分工为:全校性、综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档;其余均按职能部门分工负责相应门类文件材料的立卷归档。各课题组形成的文件材料交由科技处、社科处等项目管理单位审查并进行立卷归档。多部门合作完成的工作或项目,主办部门将一套完整的文件材料立卷归档,协作部门保存与自己承担任务有关的档案。

第十九条学校与其他单位分工协作完成的项目,档案馆保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交学校档案馆保存。

第二十条归档的档案材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

已移交档案馆的档案材料,不得进行撤换、涂(更)改。

第二十一条  档案材料归档时间:

(一)各部门应当在次年6月底前归档; 

(二)各院(部)等应当在次学年寒假前归档;

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档;

(四)其他归档要求按各类档案工作规范执行。

第二十二条教职员工个人在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的文件材料,应当按照规定及时归档,不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料以及国内外与学校有关的其它具有保存价值的材料,档案馆可通过征集、代管、捐赠等方式进行收集。

第二十三条档案馆根据《西南大学档案实体分类编号方案》对馆藏档案进行分类、鉴定、编号和排列。

第二十四条档案馆按照《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表》确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册,报校长批准后,按规定予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十五条档案馆应采取先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十六条档案馆应建立和健全库房管理的规章制度,落实各种安全保护措施,确保档案安全。

第二十七条档案馆应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应立即向校长报告,及时处理。

第二十八条档案馆要不断改进和完善管理工作,加大力度推进档案信息化建设,并采取措施,确保数字化档案信息和电子档案(文件)的长期保存和利用,以增强档案实体(信息)的安全保障能力,提高档案信息资源共享及开发利用能力。

第二十九条档案馆应建立档案统计制度,定期对档案的收集、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计;并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的开放、利用和公布

第三十条档案馆应主动做好档案利用工作,按照规定向全校和社会开放档案,积极发挥档案的信息功能,提高档案利用率。开放和利用档案遵循如下原则:

(一)对于自形成之日起满30年的档案,除未解密或需要控制使用部分外,均应按国家规定,向全校和社会开放。对于其中涉及国家安全和学校重大利益的档案,须经档案工作委员会审议、校长批准后,方可分期分批开放。

(二)凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可利用已开放的档案。境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

(三)查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

(四)馆藏档案原则上不外借。特殊情况下须经所在单位领导同意、档案馆馆长批准后,方可外借。对借出档案,要按时归还。损坏或丢失档案者按《中华人民共和国档案法》及《档案管理违法违纪行为处分规定》相关条款进行处理。

(五)档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆馆长批准。

加盖西南大学档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

(六)向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人,对其档案享有优先使用权,无偿利用,并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应维护其合法权益。

(七)寄存档案归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第三十一条档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其它任何组织或者个人无权公布学校档案。

第三十二条学校馆藏档案属下列情况之一者不予开放和公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第三十三条档案馆应设立专门的阅览室,提供必要的检索工具,为档案的利用创造便利条件。

第三十四条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。用于公益目的的,档案馆不收取费用;用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收费。

第三十五条档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案工作委员会同意,并报请校长批准。

第三十六条档案馆应采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作;条件具备时,应在相关专业的高年级学生中开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

第三十七条 学校将档案工作所需经费列入预算,保证档案工作的需求。

第三十八条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。

第三十九条 学校将数字档案馆建设纳入数字校园整体建设规划,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 考核、奖励与处罚

第四十条学校建立档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作。学校定期召开档案工作会议,评选档案工作先进集体和个人。

第四十一条学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十二条有下列行为之一的,学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按有关范围、时间等规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附  则

第四十三条  本办法由档案馆负责解释。

第四十四条  本办法自公布之日起施行。

 

附件1:西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表.doc

附件2:西南大学档案实体分类编号方案.doc

附件3:西南大学声像档案管理办法(试行).doc

附件4:西南大学行政类档案工作规范.doc

附件5:西南大学党群类档案工作规范.doc

附件6:西南大学教学类档案工作规范.doc

附件7:西南大学基建类档案工作规范.doc

附件8:西南大学科研类档案工作规范.doc

附件9:西南大学产品生产类档案工作规范.doc

附件10:西南大学外事类档案工作规范.doc

附件11:西南大学出版类档案工作规范.doc

附件12:西南大学仪器设备类档案工作规范.doc

附件13:西南大学财会类档案工作规范.doc