通知公告

关于做好2020年立卷归档工作的通知

发布时间: 2020-05-06   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

各归档单位:

根据《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局27号令)和《西南大学档案管理办法(试行)》(西校[2014]507号)的规定要求,为切实做好2020年立卷归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

1.2019年1月1日至12月31日在招生、教学、科研、管理等工作及活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的载体材料,详见:附件1;

2.2020届毕业生照片、毕业生名册、成绩、授位决定;

3.2020级招生名册;

4.其他属归档范围有明确归档时间的(如基建档案)按规定执行。

二、归档要求

1.立卷归档的具体要求,详见:附件2、附件3、附件4、附件5、附件6、附件7、附件8、附件9、附件10、附件11、附件12、附件13。

2.涉密文件材料的立卷归档要求:绝密文件、机密文件、秘密文件、党委常委会会议记录、校长办公会会议记录等涉密文件材料必须独立组卷,独立编制案卷目录、卷内文件目录、移交目录,禁止与公开文件混合;其纸质文档请在案卷封面指定地方标明保密期限。

3.各归档单位档案员具体负责做好本单位文件材料的立卷与移交归档工作,请各归档单位向档案馆报送分管领导、档案员及联系方式。

三、归档方式

立卷归档流程和归档方式与2019年相同。

1.各归档单位档案员将文件材料汇总集中后进行分类立卷,确认分类立卷无误后再通过《南大之星档案管理系统》录入卷内文件目录、案卷目录;对材料分类立卷有疑问的,可联系档案馆工作人员检查立卷合格后再通过《南大之星档案管理系统》录入卷内文件目录、案卷目录。

2.数据录入完成后,提交档案馆工作人员审核,档案馆审核合格后再打印相关目录。档案馆在接收纸质档案的同时接收电子数据。

3.《南大之星档案管理系统》操作说明,见附件14。

四、归档时间

2020年6月30日前向档案馆移交。

五、联系方式

张小兰:教学研究生、党政办公室、设备、产品、实物(联系电话:68253638)

杨程程:教学本科、外事、党群(党政办公室除外)、基建、声像(联系电话:68253638)

何怡慧:教学成教、教学网络、行政(党政办公室除外)、科研、出版、非学历(联系电话:68253638)

潘忠选:财会档案(联系电话:68251791)

 

学生档案归档另行通知。

                                                        档案馆

                                                      2020年5月6日



附件1:西南大学文件材料归档范围和档案保管期限表.doc

附件2:西南大学党群类档案工作规范.doc

附件3:西南大学行政类档案工作规范.doc

附件4:西南大学教学类档案工作规范.doc

附件5:西南大学科研类档案工作规范.doc

附件6:西南大学基建类档案工作规范 .doc

附件7:西南大学仪器设备类档案工作规范.doc

附件8:西南大学产品生产类档案工作规范.doc

附件9:西南大学出版类档案工作规范.doc

附件10:西南大学外事类档案工作规范.doc

附件11:西南大学财会类档案工作规范.doc

附件12:西南大学声像档案管理办法(试行).doc

附件13:照片档案归档要求和操作步骤.doc

附件14:《南大之星档案管理系统》操作说明.doc