通知公告

关于做好2020届本科毕业生档案转递工作的通知

发布时间: 2020-06-16   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:


各学院(部):

为了做好2020届本科毕业生档案转递工作,现就有关事项通知如下:

一、毕业生复核确认档案转递信息

各学院(部)根据招生就业处关于毕业生就业派遣的要求,通知所在单位毕业生复核确认档案转递信息。

毕业生需办理档案缓寄的,由毕业生本人向学院(部)提出申请,经学院(部)审核统计后形成汇总表报送档案馆。

毕业生需更改档案转递信息的,凭三方协议或新报到证向学院(部)申请,经学院(部)审核批准后报档案馆统一更改。另外,公费师范生毕业后档案统一按各省市相关政策转递,如要改寄,必须办理违约手续。档案缓寄和档案转递信息更改,务必在装档转递前办理完毕。档案已寄出,若收件单位将档案(未拆封)直接退回档案馆,学生可凭三方协议或新报到证更改,档案馆进行二次转递,若档案已被收件单位签收拆封,则由学生新单位与档案所在单位协调调档。

二、领取和整理毕业生在校期间的应归档材料

毕业生在校期间形成的应归档材料分散在学生处、教务处、招生就业处等多个部门,请各学院(部)按照规定的时间和程序,到各相关部门领取,并以学生个人为单位,将材料装入对应的毕业生档案袋,并在档案袋背面对装入的档案材料进行勾选,确保毕业生档案材料不遗漏、不错装,最后按照专业、班级、学号从小到大排列。

毕业生在校期间形成的应归档材料包括:西南大学学生登记表;高等学校毕业生登记表;西南大学学业成绩单(含辅修成绩单);学士学位授予决定;高等学校体格检查表(2020届无);⑹党员/团员材料;表彰奖励材料;纪律处分材料;全国普通高等学校毕业生就业通知书(就业报到证下联);师范生公费教育协议书(限公费师范毕业生);教师资格认定表(部分毕业生);其它材料。 

6月17日,各学院(部)到档案馆一楼服务大厅领取档案袋、学生信息标签。

三、毕业生档案材料的装袋与转递

1.毕业生档案材料集中合档。6月22-30日,各学院(部)到博物馆四楼大厅将毕业生在校期间形成的档案材料与入学前的档案材料集中合档装袋,请至少提前一天与档案馆预约具体的装档时间。

2.记录毕业生档案材料。各学院(部)在毕业生档案袋正面张贴学生信息标签,在档案袋背面对相应档案材料进行勾选,各学院(部)档人必须在档案标签上签字确认

3.档案袋密封及装袋。各学院(部)检查档案材料装袋无误后,用密封签密封档案袋并加盖西南大学档案密封章。

4.EMS邮寄袋装袋及密封。各学院(部)将档案袋装入邮政EMS邮寄袋,张贴对应档案邮寄面单,经档案馆工作人员核查无误后用EMS密封签密封并加盖密封章。密封时要认真仔细,密封条要粘贴牢固。升学本校研究生、国防生、暂缓寄送的毕业生档案不装入EMS邮寄袋,但要按班级、学号排序

5.EMS邮寄袋交接。各学院(部)将密封好的毕业生档案分类清点好后交给档案馆,双方清点无误后在移交清单上签字确认。暂有问题,尚未密封的毕业生档案袋,学院(部)和档案馆的工作人员协商处理办法。

6.档案邮寄。档案馆协调邮局2020年6月底集中邮寄毕业生档案。

四、毕业生档案去向查询

高校毕业生档案采用“邮政EMS标准快递”形式转递,档案交寄后,档案馆会将毕业生档案转递信息及EMS单号反馈给各学院,毕业生可以通过学院或档案馆查询档案去向。

毕业生必须时刻关注自己的档案投递动态,若档案未如期到达,毕业生可凭EMS单号,通过EMS网络平台、服务电话11185或17782317026查询。毕业生档案自交寄之日起一年内,邮局受理查询,逾期将不再受理查询

五、工作要求

1.高度重视毕业生档案转递工作。毕业生档案是国家和社会培养、选拔、录用人才的重要参考依据,各学院(部)要加强宣传,保证每名毕业生清楚档案转递的相关知识和要求,切实维护毕业生的合法利益。

2.确保毕业生档案的齐全、完整。各学院(部)要对每名毕业生的档案材料认真整理,做好登记,当发现应有材料缺少时,必须通过寻找、补办等措施补齐,否则不得密封档案袋和寄送。3.严肃毕业生档案工作纪律。毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见,各院(部)必须指定专门工作人员负责,其他人不得接触毕业生档案材料。档案材料集中装袋、交接之后的补充或调整必须由学院(部)指定专人负责。档案馆工作人员不得接触档案材料,不承担档案内容方面的责任。

4.各学院(部)与档案馆交接毕业生档案时要认真清点,签字确认。

5.严禁个人携带、保管本人或他人档案。

六、装档时间及地点

时间:622-308:30-12:00, 14:30-17:30

地点:博物馆四楼

七、联系方式

档案馆学生档案联系人:李飞雨;电话:023-68251791。

附件:

1.2020届本科毕业生档案缓寄申请汇总表.xlsx

2.2020届本科毕业生档案转递信息更改统计表.xlsx

                                   

                               

 

档案馆、校史馆、博物馆

                                   2020年616日