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关于做好2022届毕业生照片归档及全日制本科毕业生档案转递工作的通知

发布时间: 2022-05-31   作者:本站编辑   来源: 本站原创   浏览次数:

各学院(部)、科研中心:

为做好2022届毕业生照片归档及全日制本科毕业生档案转递工作,现就有关事项通知如下:

一、2022届毕业生照片归档工作

1.请各学院(部)、科研中心档案工作人员在6月30日前完成毕业生照片归档工作。具体归档要求及操作指南见附件1。

2.联系人:杨程程;联系电话:023-68253638。

二、2022届全日制本科毕业生档案转递工作

(一)转递时间

6月28-29日  8:30-17:00

(二)转递地点

博物馆四楼大厅

(三)毕业生归档材料的收集和整理

毕业生档案包括高中档案和大学档案。毕业生大学档案材料分散在招生就业处、教务处、学生处和校医院等多个部门,请各学院(部)按照规定的时间和程序,到各相关部门领取,并以学生个人为单位整理,将材料装入对应的毕业生档案袋,确保档案材料不遗漏、不错装。毕业生在校期间形成的档案材料包括:

1.西南大学学生登记表;

2.高等学校毕业生登记表;

3.西南大学学业成绩单(含辅修成绩单);

4.学士学位授予决定;

5.毕业生体格检查表;

6.党员/团员材料;

7.表彰奖励材料(含综合考评材料、先进荣誉申请材料、各类奖学金申请材料及其它获奖评审证明材料);

8.纪律处分材料;

9.全国普通高等学校毕业生就业通知书(就业报到证下联);

10.师范生公费教育协议书(限公费师范毕业生);

11.教师资格认定表(部分毕业生);

12.其它应归档材料。

(四)毕业生档案材料归档

1.清点高中档案和领取档案装具。6月10日前,各学院(部)到档案馆清点高中档案,领取档案装具。

2.领取高中档案。6月28-29日10:30前,各学院(部)分管本科学生工作的副书记或分管档案工作的领导到档案馆签字领取高中档案。各学院(部)毕业生档案转递时间安排详见附件2。

3.毕业生档案材料装袋。将毕业生高中档案装入毕业生档案袋中,在毕业生档案袋正面张贴毕业生信息标签,在背面“档案材料清单栏”填写相应档案材料数量。各学院(部)分管本科学生工作的副书记或辅导员在学生信息标签“装档人”处签字确认。

4.密封档案袋。装档人检查档案材料装袋无误后,用密封签密封档案袋并加盖西南大学档案密封章。

(五)毕业生档案转递流程

1.复核确认毕业生档案转递信息

各学院(部)根据招生就业处关于毕业生就业派遣的要求,通知所在学院(部)毕业生复核确认档案转递信息。

毕业生申请档案留存本校保管的,由毕业生本人填写《2022届本科毕业生档案留校保管申请表》(附件3),向学院(部)申请,经学院(部)审核批准后,学院填写《2022届本科毕业生档案留校保管申请汇总表》(附件4),并于6月24日前统一报送档案馆备案。

2.毕业生档案转递

各学院(部)将加盖密封章的毕业生档案按正常转递档案、留存(含升学本校研究生和申请留校保管)档案分类清点,分别汇总填写《2022届本科毕业生档案交接表》(附件5)。

(1)正常转递。装档人将正常转递档案装入邮政EMS邮寄袋,粘贴对应档案邮寄面单,核查无误后用EMS密封签密封并加盖西南大学档案密封章。密封时要认真仔细,密封条要粘贴牢固。与邮局清点无误后移交邮局转递,并在交接表上签字确认,交接表一式三份,学院(部)、邮局、档案馆各持一份。

(2)留存本校档案。升学本校研究生和申请留存本校保管的毕业生档案不装入EMS邮寄袋,装档人将其分别按专业、班级、学号排序整理,当场在交接表上签字确认后移交档案馆收归入库管理。交接表一式两份,学院(部)、档案馆各持一份。

(六)毕业生档案去向查询

高校毕业生档案采用“邮政EMS标准快递”转递,档案交寄后,档案馆收集整理毕业生档案转递信息及EMS单号反馈给各学院,毕业生可以通过学院(部)或档案馆查询档案去向。

毕业生须时刻关注自己的档案投递动态,若档案未如期到达,毕业生可凭EMS单号,通过EMS网络平台、服务电话11185或17782317026查询。毕业生档案自交寄之日起一年内,邮局受理查询,逾期将不再受理查询。

(七)工作要求

1.高度重视毕业生档案转递工作。毕业生档案是国家和社会培养、选拔、录用人才的重要参考依据,各学院(部)要加强宣传,保证每名毕业生清楚档案转递的相关知识和要求,切实维护毕业生的合法利益。

2.确保毕业生档案的齐全、完整。各学院(部)要对每名毕业生的档案材料认真整理,做好登记,当发现应有材料缺少时,必须通过寻找、补办等措施补齐,否则不得密封档案袋和寄送。

3.严肃毕业生档案工作纪律。毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见,各院(部)必须指定专门工作人员负责,其他人不得接触毕业生档案材料。档案材料集中装袋、密封、交接之后的补充或调整必须由学院(部)指定专人负责。档案馆工作人员不接触档案材料,不承担档案内容方面的责任。

4.因时间紧任务重,为按时完成任务,各学院(部)在装档前务必将毕业生大学档案材料以个人为单位整理好,并按照专业、班级、学号从小到大排列好。

5.各学院(部)与档案馆、邮局交接毕业生档案时要认真清点,签字确认。

6.严禁个人携带、保管本人或他人档案。

(八)联系方式

联系人:李健;电话:023-68367370                                      

附件1:2022届毕业生照片归档要求及操作指南 .docx

附件2:2022届本科毕业生档案转递时间安排表.docx

附件3:2022届本科毕业生档案留校保管申请表.docx

附件4:2022届本科毕业生档案留校保管申请汇总表.docx

附件5:2022届本科毕业生档案交接表.xlsx

特此通知

 

  档案馆  

                                   2022年5月30日