第一章 总 则
第一条 为规范学生档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关法规，结合我校实际，制定本办法。
第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的历史记录，是国家和社会培养、选拔、录用人才的重要参考依据，是学校档案的重要组成部分。
第三条 学生档案管理是指学校依法对学生档案材料进行收集、整理、归档、保管、利用服务、转递等工作。校内各相关单位应重视学生档案管理工作，将其纳入工作计划、管理制度、重要议事日程和有关人员的职责范围，保障学生档案管理工作依法有序开展。
第四条 本办法适用于全校全日制本科学生。
第二章 管理机构及职责
第五条 学校档案工作委员会负责学生档案工作的指导、协调、咨询等工作。档案馆、相关职能部门、各学院（部）应相互配合，相互协调，保障学生档案工作的顺利展开。
第六条 档案馆工作职责：
（一）负责学校全日制本科学生档案管理的组织协调，对相关职能部门、各学院（部）进行业务指导；
（二）制定和完善学生档案管理规章制度；
（三）负责对学生档案管理人员进行培训；
（四）负责学生档案的集中保管工作；
（五）为有关单位和个人提供学生档案查询服务；
（六）做好学生档案分析统计工作；
（七）牵头负责毕业生档案转递工作；
（八）办理其他学生档案有关事项。
第七条 相关职能部门工作职责：
（一）招生就业处：负责统一接收和向学院移交新生高中档案，负责向档案馆提供本科毕业生名单、档案投递信息（含电子数据），协助档案馆完成毕业生档案转递工作。
（二）学生工作部（处）：协助档案馆对学生档案管理人员进行培训，协助各学院（部）做好学生在校期间档案材料的收集、整理等工作。
（三）教务处：负责向档案馆提供新生数据和学籍异动学生名单，协助各学院（部）做好学生在校期间档案材料的收集、整理等工作。
（四）其他相关职能部门（团委、校医院等）：协助各学院（部）做好学生在校期间有关档案材料的收集工作。
第八条 各学院（部）工作职责：
（一）确定本学院（部）分管学生档案工作的领导和负责学生档案的具体工作人员；
（二）负责本学院（部）新生高中档案收集、鉴定、整理、归档工作；
（三）负责本学院（部）学生在校期间档案材料的收集、鉴定、整理、归档工作；
（四）协助档案馆进行本学院（部）学生档案的查阅工作；
（五）负责向档案馆提供缓寄、改寄信息，配合档案馆完成毕业生档案的转递工作；
（六）加强学生的档案教育，增长学生的档案知识。
第三章 归档工作
第九条 归档范围：
（一）入学前的档案材料：
1.入学前所有学习经历有关材料（包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等）；
2.有工作经历的个人人事档案材料；
3.组织材料；
4.其他有关材料。
（二）在校期间的档案材料：
1.学习材料：主修、选修、辅修的各科类成绩单及学生登记表；
2.学籍材料：退学、休学、转学、保留入学资格、复学、结业、肄业等材料；
3.鉴定材料：考核、考察、鉴定、认定材料；
4.实习材料：实习鉴定表、实习报告等材料；
5.毕业材料：毕业生登记表、毕业生就业报到证等材料；
6.学位材料：学位申请、授予等材料；
7.体检材料：入学体检表、复查体检表、毕业生体检表等材料；
8.奖励材料：在校期间获得校级以上表彰奖励的材料，包括三好学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、社会实践先进个人、优秀毕业生、各类奖学金等评审证明材料；
9.处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料），包括个人检查、核实（调查）报告、上级批复、处分决定，或免于、撤消处分的意见等有关材料；
10.教师资格认定表（部分学生）、师范生公费教育协议书（限公费师范毕业生）；
11.组织材料：入党（入团）的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设上形成的其他材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；
12.出国材料：因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料；
13.其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第十条 新生高中档案归档程序：
（一）招生就业处负责全日制本科新生高中档案的统一接收、汇总，并移交给各学院（部）。
（二）教务处在教育部电子注册通过后1个月内向档案馆提供本科新生正式注册名册。
（三）各学院（部）到档案馆领取西南大学本科生高中档案袋和学生档案信息标签，用于分装新生高中档案材料。
（四）各学院（部）根据新生正式注册名册清点高中档案，对在规定时间内未接收到的档案进行催收。收齐后将所有新生高中档案逐一开封复核，复核完成后装入西南大学学生高中档案袋密封，在档案袋封面张贴对应的学生档案信息标签。
（五）各学院（部）将新生高中档案按专业、学号整理排序，根据档案馆制定的时间表分批次进行新生高中档案移交。对由于各种原因确实没有高中档案的新生，必须由学生本人签字确认。
（六）档案馆打印移交清单并对各学院（部）移交的档案逐袋确认后，双方在移交清单上签字。移交清单一式两份，双方各保存一份。如移交材料不符合归档要求，移交单位应重新整理并移交。移交完成后领取本科生档案材料袋，用于分装学生在校期间所形成的材料。
（七）学生在通过国家电子注册后发生学籍变更，教务处应在学生大四学年上学期将学生学籍变更信息（纸质材料和电子文档）送交档案馆。档案馆统一将其档案调整至新班级。同时，各学院（部）应将学生学籍变更前已形成的材料移交到新学院。
第十一条 在校期间的档案材料归档。各学院（部）负责学生在校期间的档案材料收集、鉴定与整理工作，在毕业生档案转递前集中归档。对于特别重要的材料，各学院（部）也可提前预约，随时归档。
第十二条 归档要求：
（一）各类归档材料必须办理完毕、手续完备。归档材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，有承办单位或个人的署名，有形成材料的日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的个人文字材料，应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
（二）归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
（三）学生档案材料的纸质载体统一使用A4规格的办公用纸，材料左边应留有20～25毫米装订边，文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写，也不能用复写纸复写。
第四章 保管与利用
第十三条 学生档案保管工作要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法律法规，建立登记和统计制度，切实做好防盗、防火、防水、防潮、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体等工作，确保学生档案安全。
第十四条 学生档案的保管：
（一）档案馆对学生档案按学院（部）和专业进行分类管理。
（二）休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。复学后，档案馆应及时将其档案调整归入新班级。
（三）留级学生的档案，档案馆应及时将其档案归入所留班级并在名册上注明原因（同时将原在班级名册中的名字注销并注明原因）。
（四）由于未修完课程等原因，延长学年档案留校的学生，档案馆应将其档案作为遗留档案进行保管。
（五）退学、被开除学籍的学生，其档案发回学生户籍所在地。
（六）出国不归、失踪、逃亡、死亡的学生，其档案发回学生户籍所在地。
（七）对于部分学生（如国防生）档案，按照国家和学校有关部门的要求实行分类保管。
第十五条 查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。需拆封学生档案袋的，应由査阅人和学院（部）相关工作人员共同签字确认。
第十六条 查阅学生档案的程序：
（一）各学院（部）只能查阅本学院（部）的学生档案。凡到档案馆查阅学生档案，学院（部）相关工作人员须持经所在学院（部）分管学生档案工作领导（以下简称分管领导）签字并加盖公章的介绍信，凭本人有效身份证件查阅。
（二）外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信，经学生所在学院（部）分管领导签字加盖公章后，在学院（部）相关工作人员陪同下查阅。
（三）用人单位委托学院（部）查档提供学生政审信息时，学院（部）不得委派学生本人前来查询，应由学院（部）相关工作人员持学院（部）分管领导签字并加盖公章的介绍信前来查询，提供相关档案复印证明，但不得复印全套档案。
（四）学生本人不能查阅自己的档案材料。如确需查阅本人档案，必须由学院（部）相关工作人员持学院（部）分管领导签字并加盖公章的介绍信查阅。
（五）学生档案原则上不得借出。若有特殊情况必须借出，需经学院（部）分管领导和档案馆分管领导签字批准，且限期归还，严禁转借他人。对于外借的材料，档案馆需留存电子扫描件或复印件以便归还时核对。
第五章 档案的转递
第十七条 毕业生档案投递流程：
（一）招生就业处提供相关信息：
1.向档案馆提供各类毕业生名单（包括升学本校研究生等名单），以便档案馆对各类毕业生档案进行核查和整理。
2.向档案馆提供毕业生档案投递详细信息，档案寄送信息包括：档案收件地址（包括省市区县、街道名称、门牌号码等信息）、收件单位（须明确填写有档案管理权限的单位全称）、收件人、收件人电话（手机）号码、邮政编码等，填写必须详细准确，以确保档案准确投递。
（二）各学院（部）进行整理装袋：
1.落实责任人。各学院（部）要指定专人负责毕业生档案材料的整理归档（含装袋）工作，保证毕业生档案材料归档正确、完整。
2.领取档案材料、毕业生档案袋及学生信息标签。各学院（部）按照相关部门的通知领取档案材料、毕业生档案袋及学生信息标签。工作人员不得擅自抽出应归档材料或添加不归材料，当发现应有材料缺失，必须通过寻找、补办等措施补齐，否则不得密封档案袋和寄送。
3.整理装袋。各学院（部）将每位毕业生所有应归档的材料（含党团材料）鉴定后装入本科生档案材料袋，在档案袋正面的档案材料清单中勾选本袋档案材料。其后按专业、班级、学号进行排序整理，准备归档。
4.与高中档案合档。各学院（部）按档案馆统一时间、指定地点进行本科生档案材料和学生高中档案的合档装袋并密封。
5.邮寄袋装袋。各学院（部）在毕业生档案袋正面张贴档案标签，再将其装入EMS大学生档案专用邮寄袋后密封，张贴EMS寄送信息面单。密封要认真仔细，密封条和寄送信息面单要粘贴牢固。
6.邮寄袋交接。各学院（部）将EMS邮寄袋进行整理排序，由档案馆工作人员清点无误后双方在移交清单上签字完成交接。
7.对升学本校研究生等不外寄毕业生档案，相关学院（部）和档案馆单独办理相关转递移交事宜。
（三）档案馆投递档案：
1.档案馆指导、协调、协助各学院（部）完成学生档案的整理和装袋工作。档案馆工作人员不接触档案材料。
2.档案馆协调邮局进行毕业生档案寄送，寄送过程中所生成的相关材料（纸质材料及电子数据）应及时整理并归档，一式三份，由邮局、档案馆及学院（部）各存一份备查。
（四）档案去向查询：档案馆向各学院（部）反馈毕业生档案寄送地址及EMS单号，毕业生可从学院辅导员或档案馆网站获取档案接收地址及EMS单号，并通过EMS网络平台或服务电话11185查询档案去向。毕业生须时刻关注自己的档案投递状态，学生档案自交寄之日起一年内，邮局受理查询，逾期将不再受理查询。
（五）对于投递被退回的毕业生档案，由学院联系学生再次确认投递信息，档案馆进行二次投递，若再次被退回，则转为遗留档案进行管理。
（六）毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成档案遗失，有关学院（部）应及时通知学生管理工作部门，协调采取相应补救措施。
第十八条 毕业生档案转递要求：
（一）毕业生档案必须做到准确、完整、齐全，不得扣留或增加任何材料。
（二）学生未毕业或取消学籍前，不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递的，需经学生所在学院（部）分管领导和档案馆分管领导签字批准，方可办理档案提前转递。
（三）毕业生档案只能通过邮局快件EMS投递或派专人送取，不能按一般函件（包括挂号）邮寄，不得由学生本人自带。送取人员必须为中共正式党员。
（四）毕业生档案原则上不允许暂缓投递，如有特殊情况，应出具相关证明及申请，经学院（部）审批后方可缓投，并与档案馆确定缓投时间及投递事项。
第六章 考核、奖励与追责
第十九条 学生档案工作作为学校档案工作的重要组成部分，应纳入学校工作计划、检查、考核与评估体系中，对表现突出的单位或个人，应给予表彰奖励。
第二十条 有下列行为之一的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，应追究当事人的法律责任。
（一）违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生档案缺损、遗失、泄密等；
（二）擅自涂改、伪造、销毁学生档案；
（三）擅自出卖、赠送、交换学生档案；
（四）其它违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第二十一条 本办法自公布之日起施行，由档案馆负责解释。