一、持有合法证明的单位和个人，在履行相关手续后可利用开放范围内的档案。利用未开放的档案，应当经领导批准。

二、馆藏档案原则上在查档大厅查阅，不得借出。如情况特殊需要借出、拍照、拷贝及大批量查阅档案，需填写档案利用申请表，经档案利用部门和档案馆领导审批后方可利用。原则上档案借出期限不超过一周。

三、利用涉密、基建等特殊档案，须填写档案利用申请表，经档案利用部门、档案形成部门和档案馆领导审批后方可利用。

四、利用科研档案，本课题研究人员凭本人身份证或校园卡可直接查阅，非本课题组人员查阅必须经该课题负责人签字同意。

五、利用财会档案须先向经费项目负责人或到财务处查询凭证号。

六、已数字化的档案资料，不提供原件。本馆保管的未经整理或未经抢救的破损档案资料，原则上不提供利用。

七、利用者查阅档案时，除必要的阅读、书写工具外，其他物品一律寄存于存包柜内。

八、利用者应当自觉爱护档案资料，如有遗失、泄密、抽插、涂改档案等现象，按《中华人民共和国档案法》等法规处理。

九、摘抄、复制、拍照、扫描档案，必须经工作人员确认并同意。用于教学科研的，一般只许摘抄利用。用于宣传、展览的，只能复制、拍照、扫描所展览的部分。

十、利用馆藏档案，用于展览、发表、出版等，必须标明档案来源于西南大学档案馆馆藏及所用档案的档号，不得违反知识产权保护法规。