为进一步加强学校档案科学化管理，根据《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号）、《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）和《档号编制规则》（DA/T 13-1994）等，结合学校实际，制定本方案。
一、类别设置
（一）类别划分原则
1．根据学校全部档案内容，按照其形成规律、特点和有利于档案的收集、整理、保管、利用及信息化划分档案类别。
2．类别设置必须具有良好的稳定性，类别之间界限清楚，不相互交叉和包容。
3．档案分类标引应保持一致性，各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应保持一致。
（二）类别划分
1．一级类别的划分和标识
一级类别是学校档案分类的最高层位，其标识基本上采用类别名称主词汉语拼音的第一个字母组合而成。根据学校档案产生的领域范畴和内容性质，确定为十五个一级类别，其名称、标识符号和主要内容如下：
（1）党群（DQ）：学校党群部门在工作中形成的有保存价值的材料。
（2）行政（XZ）：学校行政职能部门在工作中形成的有保存价值的材料。
（3）教学（JX）：教学管理和教学实践活动中形成的有保存价值的材料。
（4）科研（KY）：科学研究管理和科研实践活动中形成的有保存价值的材料。
（5）基建（JJ）：基本建设管理和基建项目建设中形成的有保存价值的材料。
（6）资产设备（SB）：资产设备管理活动中形成的有保存价值的材料。
（7）招标（ZB）：招投标管理活动中形成的有保存价值的材料。
（8）产品生产（CP）：产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的有保存价值的材料。
（9）出版（CB）：出版管理和出版活动中形成的有保存价值的材料。
（10）外事（WS）：外事管理工作和外事活动中形成的有保存价值的材料。
（11）财会（CK）：财务管理和会计核算活动中形成的有保存价值的材料。
（12）声像（SX）：学校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中形成的有保存价值的声像材料。
（13）实物（SW）：学校在教学、科研、党政管理、外事活动中产生或获得的有保存价值的物品。
（14）人物（RW）：学校著名人物的自传、手稿、笔记、证书以及生平活动中形成的有保存价值的材料。
（15）学生（XR）: 学校培养的各类学生的入学前档案材料、报考和录取材料、在校期间档案材料等遗留在校档案材料。
2．二级类别、三级类别的划分和标识
二级类别是对一级类别的细分，三级类别是对二级类别的细分，并根据该类档案的形成规律、特点、内容和性质进行设置。
二级类别、三级类别的标识一般采用“双位制”，依次标识为11、12……99，原则上不用10、20等带“0”的数字。
二、档号编制
（一）编制原则
档号是档案馆在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，是存取档案的标记。档号编制应遵循唯一性、一致性、稳定性、扩充性、简单性和适用性原则。
（二）档号结构
档号由全宗号、年度号、类别号和案卷号/件号四部分组成。
全宗号：根据学校档案管理实际，设六个全宗，分别为西南师范大学（01）、西南农业大学（02）、四川畜牧兽医学院（03）、中国农科院柑桔研究所（04）、重庆轻工业职工大学（05）、西南大学（06）。
年度号：由四位阿拉伯数字组成。
类别号：由一级类别、二级类别和三级类别组成。
案卷号/件号：是所选分类号中最下位类别的顺序编码。
（三）档号模式
全宗号+年度+门类代码+案卷号/件号
（四）档号标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字组合的混合号码制。全宗号、年度号、类别号、案卷号之间，用英文连接符号“-”连接。例如：2017年西南大学党群综合的第21卷档案，其档号标识为： 06-2017-DQ11-21。
三、类别与档号格式
一级类别 |
二级类别 |
三级类别 |
档号编制格式 |
DQ 党群 |
11 综合 |
|
全宗号-年度-DQ11-1~n |
12 纪检监察（含巡查） |
|
全宗号-年度-DQ12-1~n |
|
13 组织 |
|
全宗号-年度-DQ13-1~n |
|
14 宣传教育 |
|
全宗号-年度-DQ14-1~n |
|
15 统战 |
|
全宗号-年度-DQ15-1~n |
|
16 工会 |
|
全宗号-年度-DQ16-1~n |
|
17 团委 |
|
全宗号-年度-DQ17-1~n |
|
XZ 行政 |
11 综合 |
|
全宗号-年度-XZ11-1~n |
12 人事 |
|
全宗号-年度-XZ12-1~n |
|
13 审计 |
|
全宗号-年度-XZ13-1~n |
|
14 保卫 |
|
全宗号-年度-XZ14-1~n |
|
15 后勤 |
|
全宗号-年度-XZ15-1~n |
|
16 档案、图书、文博 |
|
全宗号-年度-XZ16-1~n |
|
17 校友工作、教育基金 |
|
全宗号-年度-XZ17-1~n |
|
18发展规划（含学术管理） |
|
全宗号-年度-XZ18-1~n |
|
19 国内合作 |
|
全宗号-年度-XZ19-1~n |
|
21 法律事务 |
|
全宗号-年度-XZ21-1~n |
|
22 信息化建设 |
|
全宗号-年度-XZ22-1~n |
|
23 学院（部） |
|
全宗号-年度-XZ23-1~n |
|
JX 教学 |
12 研究生教育 |
11综合 |
全宗号-年度-JX1211-1~n |
12学科建设 |
全宗号-年度-JX1212-1~n |
||
13招生 |
全宗号-年度-JX1213-1~n |
||
14学籍管理 |
全宗号-年度-JX1214-1~n |
||
15培养方案 |
全宗号-年度-JX1215-1~n |
||
16学位管理 |
全宗号-年度-JX1216-1~n |
||
17毕业 |
全宗号-年度-JX1217-1~n |
||
13本科教育 |
11综合 |
全宗号-年度-JX1311-1~n |
|
12专业建设 |
全宗号-年度-JX1312-1~n |
||
13招生 |
全宗号-年度-JX1313-1~n |
||
14学籍管理 |
全宗号-年度-JX1314-1~n |
||
15培养方案 |
全宗号-年度-JX1315-1~n |
||
16学位管理 |
全宗号-年度-JX1316-1~n |
||
17毕业 |
全宗号-年度-JX1317-1~n |
||
14 成人教育 |
11综合 |
全宗号-年度-JX1411-1~n |
|
12专业建设 |
全宗号-年度-JX1412-1~n |
||
13招生 |
全宗号-年度-JX1413-1~n |
||
14学籍管理 |
全宗号-年度-JX1414-1~n |
||
15培养方案 |
全宗号-年度-JX1415-1~n |
||
16学位管理 |
全宗号-年度-JX1416-1~n |
||
17毕业 |
全宗号-年度-JX1417-1~n |
||
15网络教育 |
11综合 |
全宗号-年度-JX1511-1~n |
|
12专业建设 |
全宗号-年度-JX1512-1~n |
||
13招生 |
全宗号-年度-JX1513-1~n |
||
14学籍管理 |
全宗号-年度-JX1514-1~n |
||
15培养方案 |
全宗号-年度-JX1515-1~n |
||
16学位管理 |
全宗号-年度-JX1516-1~n |
||
17毕业生 |
全宗号-年度-JX1517-1~n |
||
16非学历教育 |
11综合 |
全宗号-年度-JX1611-1~n |
|
12学员名册 |
全宗号-年度-JX1612-1~n |
||
13成绩 |
全宗号-年度-JX1613-1~n |
||
14结业 |
全宗号-年度-JX1614-1~n |
||
KY 科研 |
11综合 |
|
全宗号-年度-KY11-1~n |
12人文社科项目 |
|
全宗号-年度-KY12-1~n |
|
13自然科学项目 |
|
全宗号-年度-KY13-1~n |
|
14国内合作项目 |
|
全宗号-年度-KY14-1~n |
|
15教改项目 |
|
全宗号-年度-KY15-1~n |
|
JJ 基建 |
11综合 |
|
全宗号-年度-JJ11-1~n |
[12]*项目（按单项工程设置类别） |
|
全宗号-年度-JJ[12]-1~n |
|
SB 资产设备 |
11综合 |
|
全宗号-年度-SB11-1~n |
12仪器设备、家具类项目 |
|
全宗号-年度-SB12-1~n |
|
13图书资源类项目 |
|
全宗号-年度-SB13-1~n |
|
14信息服务类项目 |
|
全宗号-年度-SB14-1~n |
|
15其他项目 |
|
全宗号-年度-SB15-1~n |
|
ZB招标 |
11综合 |
|
全宗号-年度-ZB11-1~n |
12货物类招投标 |
|
全宗号-年度-ZB12-1~n |
|
13工程、服务类招投标 |
|
全宗号-年度-ZB13-1~n |
|
CP 产品生产 |
11综合 |
|
全宗号-年度-CP11-1~n |
[12]*生产经营部门（按单个部门设置类别） |
|
全宗号-年度-CP[12]-1~n |
|
CB 出版 |
11综合 |
|
全宗号-年度-CB11-1~n |
12报纸 |
|
全宗号-年度-CB12-1~n |
|
13刊物 |
|
全宗号-年度-CB13-1~n |
|
14图书出版 |
|
全宗号-年度-CB14-1~n |
|
15音像出版 |
|
全宗号-年度-CB15-1~n |
|
WS 外事 |
11综合 |
|
全宗号-年度-WS11-1~n |
12出国（境） |
|
全宗号-年度-WS12-1~n |
|
13来校 |
|
全宗号-年度-WS13-1~n |
|
14国际、港澳台合作与交流 |
|
全宗号-年度-WS14-1~n |
|
15留学生 |
12研究生 |
全宗号-年度-WS1512-1~n |
|
13本科生 |
全宗号-年度-WS1513-1~n |
||
14短期培训生 |
全宗号-年度-WS1514-1~n |
||
CK 财会 |
11综合 |
|
全宗号-年度-CK11-1~n |
12会计报表 |
|
全宗号-年度-CK12-1~n |
|
13会计账簿 |
|
全宗号-年度-CK13-1~n |
|
14会计凭证 |
|
全宗号-年度-CK14-1~n |
|
15工资清册 |
|
全宗号-年度-CK15-1~n |
|
SX 声像 |
12照片 |
|
全宗号-年度-SX12-1~n |
13录音 |
|
全宗号-年度-SX13-1~n |
|
14录像 |
|
全宗号-年度-SX14-1~n |
|
15其他 |
|
全宗号-年度-SX15-1~n |
|
SW实物 |
11题词、字画 |
|
全宗号-年度-SW11-1~n |
12证书、奖状 |
|
全宗号-年度-SW12-1~n |
|
13奖杯、纪念杯、纪念盘 |
|
全宗号-年度-SW13-1~n |
|
14著作、日记、笔记、书信、证件 |
|
全宗号-年度-SW14-1~n |
|
15印章 |
|
全宗号-年度-SW15-1~n |
|
16校徽、纪念章、奖章、纪念币 |
|
全宗号-年度-SW16-1~n |
|
17其它 |
|
全宗号-年度-SW17-1~n |
|
RW人物 |
|
|
全宗号-年度-RW1~ n |
XR学生 |
12研究生遗留 |
|
全宗号-年度-XR12-1~n |
13本科生遗留 |
|
全宗号-年度-XR13-1~n |
|
…… |
|
|