高校学生档案是学生在校期间学习、生活和各种社会实践的真实历史记录，是人事档案的重要组成部分，是保障个人权益的重要依据。毕业生办理离校手续时正确办理个人档案是非常重要的环节，事关个人前途问题。为了保证毕业生的档案能准确无误投递，现就毕业生档案相关事宜告知如下：

一、毕业生档案转递信息填报说明

（一）填报渠道

学生在学校招生就业处的就业系统中准确填写档案转递信息，必须完整填写档案接收单位、接收单位地址及接收单位联系人电话。

（二）需缓寄的情况

1.单位因落户等原因要求缓寄档案；

2.就业单位短期内会发生变更。

（三）档案转递信息准确填写要求

毕业生应根据本人毕业去向的类型和就业单位的类型准确填写档案转递地址。

1.已经落实就业单位

（1）就业单位属于国家机关、国有企事业单位的，填写就业单位名称。

（2）就业单位属于非公机构，如三资企业、外资企业、独资企业、民营企业等，档案转递地址填写单位所在地人力资源公共服务机构或学生户籍所在地人力资源公共服务机构。此类型需要提前与人力资源公共服务机构联系办理相关手续，确保对方能接收档案。

2.未落实就业单位

档案转递地址填写学生户籍所在地人力资源和社会保障局或户籍所在地人力资源公共服务机构。

3.自主创业、出国留学、自由职业

档案转递地址填写学生户籍所在地人力资源和社会保障局或户籍所在地人力资源公共服务机构。

4.考取研究生

填写录取通知书要求的档案接收单位，一般为某高校的学院或研究生招生办公室。

5.公费师范生、定向委培生

公费师范生档案原则上回户籍所在地，定向委培硕士、博士毕业研究生，填写委培单位地址。特别注意：此类情况一般不允许更改档案接收地址和档案接收单位。特别情况需要更改的，必须经学校招生就业处签字同意后方可办理。

6.特殊就业单位

原则上档案不能自带，对于武警消防部队之类的非常特殊的就业单位要求自带档案的情况，需要有就业单位出具的调档函，调档函上须注明“同意本人自带档案”（切忌擅自拆封）。

二、毕业生档案装档前的材料准备工作

毕业生档案包括高中档案、大学及以上学习阶段档案。毕业生档案材料分散在教务处、学生工作处、研究生院 党委研究生工作部、招生就业处和校医院等多个部门，请各学院（部、所、中心）按照规定的时间和程序，到各相关部门领取，并以学生个人为单位整理，将材料装入对应的毕业生档案袋，确保档案材料不遗漏、不错装。

（一）本科毕业生档案材料归档范围

1.西南大学学生登记表；

2.高校毕业生登记表；

3.西南大学学业成绩表（含辅修成绩表）；

4.学士学位授予决定；

5.毕业生体格检查表；

6.党团材料；

7.表彰奖励材料（含综合考评材料、先进荣誉申请材料、各类奖学金申请材料及其它获奖评审证明材料）；

8.纪律处分材料；

9.师范生公费教育协议书（限公费师范毕业生）；

10.教师资格认定表（部分毕业生）；

11.其它应归档材料。

（二）毕业研究生档案材料归档范围

1.研究生入学登记表；

2.毕业研究生登记表；

3.西南大学研究生成绩表；

4.硕士/博士学位审批材料；

5.毕业生体格检查表；

6.党团材料；

7.表彰奖励材料（含综合考评材料、先进荣誉申请材料、各类奖学金申请材料及其它获奖评审证明材料）；

8.纪律处分材料；

9.师范生公费教育协议书（限公费师范毕业生）；

10.教师资格认定表（部分毕业生）；

11.其它应归档材料。

三、毕业生档案装档流程及工作要求

（一）装档转递流程

（二）毕业生档案工作要求

1.高度重视毕业生档案转递工作。毕业生档案是国家和社会培养、选拔、录用人才的重要参考依据，各学院（部、所、中心）要加强宣传，保证每名毕业生清楚档案转递的相关知识和要求，切实维护毕业生的合法利益。

2.确保毕业生档案的齐全、完整。各学院（部、所、中心）要指定专人负责对每名毕业生的档案材料认真整理，做好登记，并保留记录备查。当发现应有材料缺少时，必须通过寻找、补办等措施补齐。

3.严肃毕业生档案工作纪律。毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见，各学院（部、所、中心）必须指定专门工作人员负责，其他人不得接触毕业生档案材料。档案材料集中装袋、密封、交接之后的补充或调整必须由学院（部、所、中心）指定专人负责。档案馆工作人员不接触档案材料，不承担档案内容方面的责任。

4.因时间紧任务重，为按时完成任务，各学院（部、所、中心）在装档前务必将毕业生档案材料以个人为单位整理好，并按照专业、班级、学号从小到大排列。

5.各学院（部、所、中心）与档案馆、邮局交接毕业生档案时要认真清点，签字确认。

6.严禁个人携带、保管本人或他人档案。