1.档案馆仅保管在校生入学前档案和入学时产生的档案材料如西南大学学生/入学登记表，如需查阅在校生在校期间产生的其他档案材料如评优评奖材料、成绩单等，请联系各学院（部、所、中心）查阅。

2.各学院（部、所、中心）只能查阅本学院（部、所、中心）的学生档案。凡到档案馆查阅学生档案，学院（部、所、中心）相关工作人员须持经所在学院（部、所、中心）分管学生档案工作领导签字并加盖公章的《西南大学学生人事档案查阅审批表》，凭本人有效身份证件查阅。

3.学生本人不能查阅自己的档案材料。如确需查阅本人档案，必须由学院（部、所、中心）相关工作人员持经学院（部、所、中心）分管领导签字并加盖公章的《西南大学学生人事档案查阅审批表》、本人有效身份证件到档案馆学生档案室查阅。

4.外单位因工作需要查阅学生档案材料，应持单位介绍信、《西南大学学生人事档案查阅审批表》及查阅人有效身份证件，在学院（部、所、中心）相关工作人员陪同下，到档案馆学生档案室查阅。

5.学生档案原则上不得借出。若有特殊情况必须借出，需经学院（部、所、中心）分管领导和档案馆分管领导签字批准，且限期归还，严禁转借他人。