一、因干部考察、任免、调动、评聘专业技术职务、政审、组织核查三龄两历、升学、入党、出国、奖惩、工资、待遇、退（离）休、治丧、公检法办案、编写校院史等需要，可查阅人事档案。
二、利用人事档案者必须是正式职工中共党员。
三、学校各单位利用人事档案，须持单位领导和人事处领导审批签字并加盖公章的《西南大学人事档案利用审批表》及利用人有效证件，经档案馆人事档案室工作人员确认后方可利用。
四、校外单位利用人事档案，须持写明利用对象、利用人、利用理由及内容的单位介绍信及利用人有效证件，由人事处领导审批签字并加盖公章后，经档案馆人事档案室工作人员确认后方可利用。
五、人事档案原则上在馆内阅览。组织、人事部门确因工作需要必须借出的，须持组织部或人事处领导审批签字并加盖公章的审批表，并说明利用目的、内容、借期等，借期不超过一周。
六、任何人不得查阅本人及其亲属和主要社会关系的人事档案。
七、除组织人事干部确因工作需要外，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员的人事档案。
八、凡需从人事档案中取证，必须由档案馆人事档案室工作人员办理，并加盖“西南大学档案材料证明章”。
九、利用者必须严格遵守保密制度，对档案的安全和完整负责。不得遗失、损毁、泄密、涂改、抽插档案，如有违反，将依据《中华人民共和国档案法》和学校相关规定严肃处理。