各归档单位：
根据《中华人民共和国档案法》（2021年1月1日实施）、《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年3月1日起施行）、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）和《西南大学档案管理办法（试行）》（西校[2014]507号）的规定要求，请各归档单位切实做好2024年立卷归档工作，并于6月30日之前向档案馆移交。
一、归档范围
2023年度本单位应归文件材料，具体归档范围详见附件1。
二、归档要求
档案整理分为线下（纸质）整理和线上录入，具体操作要求如下：
1.文件材料分类及排序：根据问题分类，按时间顺序排列。
2.文件材料应归原件；打印件、传真件等应字迹清晰；校内文件材料原则上须加盖立卷单位公章。
3.正文和附件齐全。
4.涉密档案：标注有“秘密”“机密”“绝密”字样的文件材料，或是归档单位认为要按涉密档案保存的文件材料，需指派专人线下对该部分文件材料进行单独组卷，无需走线上归档流程，直接移交给档案馆保密人员。
5.装盒：每盒200页左右，同一问题的文件材料过多可分卷装，不同问题的文件材料可合并装盒。
6.编页码：见字即编，也可使用打码机；正面编在右下角，背面编在左下角；页码是自1开始的流水号。
7.清理：取下归档文件材料中的订书钉、回形针等物件。
8.填写案卷封面：填写档案盒封面上案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限等信息。案卷题名的标准格式“责任者+问题+文种”，如“教育部、重庆市教委、西南大学关于教学评估、教学改革、培养方案等的通知、决定、请示等”。案卷标题不能过于冗长，也不能过于笼统。
9.系统录入，网上归档操作流程请点击链接：
http://xddag.swu.edu.cn/info/1015/1012.htm
10.卷内目录及备考表：系统审核通过后，打印卷内目录，并放入档案盒最前面；备考表放最后一页，如有特殊情况可在备考表中注明；目录、备考表不编页码。
11. 档案移交：需同时提交三类内容，即实体档案、档案移交清单（一式两份，系统打印）、2024年部门归档情况表（一式两份，详见附件2）。
三、归档具体流程
纸质文件材料整理→线上录入→审核→移交。
四、联系方式
联系人 |
主管档案类别 |
联系电话 |
杨程程 |
党群档案、教学本科档案、外事档案、基建档案、音像档案、涉密档案 |
023-68253638 |
张小兰 |
教学研究生档案、资产设备档案、招投标档案、产品档案、实物档案 |
|
何怡慧 |
行政档案、教学成教档案、教学网络档案、科研档案、财会档案、出版档案、非学历档案 |
档案馆、校史馆、博物馆
2024年3月5日
附件1：《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限规定（试行）》
附件2： 2024年部门归档情况表