各归档单位：

根据《中华人民共和国档案法》（2021年1月1日实施）、《中华人民共和国档案法实施条例》（2024年3月1日起施行）、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）和《西南大学档案管理办法（试行）》（西校[2014]507号）的规定要求，请各归档单位切实做好2025年立卷归档工作，并于6月30日之前向档案馆移交。

一、归档范围

2024年度本单位应归文件材料，具体归档范围详见附件1。

二、归档要求

档案整理分为线下（纸质）整理和线上录入，具体操作要求如下：

1.文件材料分类及排序：根据问题分类，按时间顺序排列。

2.文件材料应归原件；打印件、传真件等应字迹清晰；校内文件材料原则上须加盖立卷单位公章。

3.正文和附件齐全。

4.涉密档案：标注有“秘密”“机密”“绝密”字样的文件材料，或是归档单位认为要按涉密档案保存的文件材料，需指派专人线下对该部分文件材料进行单独组卷，无需走线上归档流程，直接移交给档案馆保密人员。

5.装盒：每盒200页左右，同一问题的文件材料过多可分卷装，不同问题的文件材料可合并装盒。

6.编页码：见字即编，也可使用打码机；正面编在右下角，背面编在左下角；页码是自1开始的流水号。

7.清理：取下归档文件材料中的订书钉、回形针等物件。

8.填写案卷封面：填写档案盒封面上案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限等信息。案卷题名的标准格式“责任者+问题+文种”，如“教育部、重庆市教委、西南大学关于教学评估、教学改革、培养方案等的通知、决定、请示等”。案卷标题不能过于冗长，也不能过于笼统。

9.系统录入，网上归档操作流程请点击链接：

http://xddag.swu.edu.cn/info/1077/1269.htm

10.卷内目录及备考表：系统审核通过后，打印卷内目录，并放入档案盒最前面；备考表放最后一页，如有特殊情况可在备考表中注明；目录、备考表不编页码。

11. 档案移交：需同时提交三类内容，即实体档案、档案移交清单（一式两份，系统打印）、2025年档案归档情况表（一式两份，详见附件2）。

三、归档具体流程：

纸质文件材料整理→线上录入→审核→移交

四、联系方式

  档案馆、校史馆、博物馆

                                                 2025年3月19日