第一章 总 则
第一条 为加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校在教学、科研、管理等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，是服务学校教学、科研工作的重要条件，是学校管理水平的重要体现。各单位应当将其纳入工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，保障档案工作依法开展。
第四条档案记录和反映了学校创办、建设与发展的全过程，各单位和师生个人有保护档案的义务，享有依法依规利用学校档案的权利。
第二章 管理体制及职责
第五条 学校档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各单位可根据实际需要，经学校批准设立档案分室，确保档案完整与安全，便于师生、学校和社会利用。
第六条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员配制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第七条 档案馆既是学校档案工作的归口管理部门，又是保存和提供利用学校档案的专门机构，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；
（二）制订和实施学校档案工作的规章制度、发展规划及工作计划，指导档案分室的建设与管理；
（三）负责指导和监督各单位做好档案立卷与归档工作，组织专（兼）职档案工作人员业务学习和培训；
（四）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；
（五）负责档案数字资源和信息系统建设与管理等档案信息化工作；
（六）按规定开展档案的利用及开放工作，编研、出版档
案史料；
（七）做好教职工人事档案的接收、保管、查询、转递等工作；
（八）统筹做好学生档案的接收、保管、查询、转递、统计和组织协调等工作；
（九）做好学校档案资源的安全保护和管理工作；
（十）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，发挥好档案的文化育人功能；
（十一）开展国内外档案工作的学术研究和交流活动；
（十二）完成上级部门和学校交办的其他工作。
第八条 档案分室行政上受所在单位管理，业务上接受学校档案馆指导、监督与检查。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法规和学校档案工作的规章制度，综合规划本单位档案工作；
（二）配备专职或兼职档案员，负责收集（征集）、接收、整理、鉴定、统计、保管由本单位管理的各类档案资料，并向档案馆报送年度新增档案库存目录和统计报表；
（三）开展本单位档案的开放和利用工作；
（四）利用本单位档案资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；
（五）配合学校档案馆开展相关工作。
第九条 学校各单位档案工作的主要职责是：
（一）认真组织本单位人员学习《中华人民共和国档案法》
《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）等档案法律法规；
（二）确定分管本单位档案工作负责人，根据本单位立卷归档的工作量配备专（兼）职档案工作人员，并将档案工作列入其岗位职责，作为考核其工作业绩的重要依据；
（三）根据学校档案工作的有关规定，完整、规范完成本单位不同载体文件材料的立卷归档工作，并按时移交档案；
（四）参加档案业务培训，接受档案馆的业务指导、监督和检查；
（五）本单位档案工作人员发生工作变动时，应及时交接工作。
第十条 学校档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应科学文化知识以及现代化管理技能。
第三章 档案收集
第十一条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，档案馆负责指导各单位立卷工作。
传统载体档案由立卷人按照材料的自然形成规律整理组卷，在归档系统中进行信息著录、打印卷内目录，填写备考表、
案卷封面，经本单位档案工作人员检查合格并由主管领导审核签字后，移交档案馆。
电子文件归档按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第14号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）及学校相关办法执行。
学生档案的接收与管理，依照学校相关管理制度执行。
第十二条 学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。具体归档范围和保管期限规定按照《西南大学文件材料归档范围和档案保管期限规定》（附件 1）执行。
第十三条 学校各单位立卷归档的文件材料，应符合以下要求：
（一）归档的文件材料应当齐全完整，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求；已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档；
（二）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；
（三）纸质归档文件应用纸规范、质地优良，字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写；
（四）在归档系统中进行档案信息著录时，应按照有关规定，标题明确、格式正确，上传电子文件应符合规定格式要求；
（五）归档电子文件应当来源可靠、程序规范、要素合规；
电子档案与传统载体档案具有同等效力，应当通过符合安全管理要求的网络或存储介质向档案馆移交；
（六）校内多部门合作完成的工作或项目，由主办单位负责全套文件材料的立卷归档，协作单位保存与自己承担任务有关的档案；与校外单位分工协作完成的项目，须向档案馆移交全套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存；
（七）涉密档案，相关单位须指派保密人员线下单独组件后，直接移交给档案馆保密人员。
第十四条 各类档案归档时间及手续如下：
（一）党群、行政档案和能按自然年度归档的文件材料应当在次年六月底前归档；
（二）教学档案和能按教学年度归档的文件材料应当在次学年寒假前归档；
（三）基建档案应当在项目完成后三个月内归档；
（四）财会档案应当在会计年度终了后，由档案形成单位临时保管一年，再向档案馆移交；
（五）实物档案应当即时归档；
（六）上级规定应移交的档案应当按要求随时移交。各单位移交档案时，必须办理以下移交手续：档案移交清
单、部门归档情况表，各一式两份；写明移交内容、移交数量、
移交时间；交接双方必须签名盖章。
第十五条 学校师生员工在其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
学校师生员工在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第四章 档案管理
第十六条 档案馆制定《西南大学档案分类和档号编制方案》（附件2），并据此对馆藏档案进行分类、鉴定、编号、排架和保管。
第十七条 档案馆应当采取先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成档案数字化成果保管。
第十八条 档案馆应当建立健全库房管理制度，落实防火、防盗、防水、防潮、防有害生物等安全保护措施，对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，确保实体档案安全和信息安全。遇有特殊情况，应当立即向主管校领导报告，并及时处理。
第十九条 档案馆应当建立健全档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用、销毁和馆内各种数据情况进行检查和统计，并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十条 档案馆应当组织做好档案销毁鉴定工作。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门同意，登记造册，报主管校领导批准后，到指定地点销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 档案馆和相关部门要不断推进档案信息化建设，实现电子档案管理系统、电子文件归档系统、办公自动化系统、业务系统间的相互衔接，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，采取措施保障档案信息安全，确保档案数字资源的安全保存和有效利用。
第二十二条 涉密档案的管理、密级的变更和解密，应当依照国家法律法规和学校有关保密规定办理。
第五章 档案开放和利用
第二十三条 档案馆应当主动做好档案利用工作，根据档案保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用登记。
第二十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖西南大学档案材料证明章的档案复制件和电子档案，与原件具有同等效力。
第二十五条 凡需利用馆藏档案者，均应持合法证明按规定办理利用手续。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。用于公益目的的档案利用，档案馆不得收取费用；用于个人或商业目的的，可按有关规定合理收费。
第二十六条 馆藏档案原则上不外借。如有特殊需要，须填写《西南大学档案借出审批表》（附件3），通过审批后方可外借。借出档案须按时归还，损坏或丢失档案者按《中华人民共和国档案法》及《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号）等相关规定处理。
第二十七条 馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或保管单位负责，并在移交时附具意见。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十八条 向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，可无偿、优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当予以支持，提供便利。
第二十九条 档案馆应当采取多种措施，积极开发档案信息资源，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，传承传播档案文化。
第六章 考核与奖惩
第三十条 档案工作是衡量学校各单位工作质量、管理水平的重要标志，学校将档案工作列入各单位职责范围，作为检查、考核各单位工作业绩的重要依据。
第三十一条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的、珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争、表现突出的。
第三十二条 有下列行为之一的，学校应当依照《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号）和学校有关规定，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规给予处理处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：
（一）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、丢失、灭失的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；
（三）买卖或者非法转让学校档案的；
（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；
（五）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；
（六）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（七）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；
（八）其它违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第七章 附 则
第三十三条 本办法具体解释工作由档案馆负责承担。本办法自印发之日起施行，原《西南大学档案管理办法（试行）》（西校〔2014〕507号）同时废止。
附件：
西南大学党政办公室
2024年3月22日印发
