各学院(部)、科研中心：
为做好2023届毕业生照片归档及全日制本科毕业生档案转递工作，现就有关事项通知如下：
一、2023届毕业生照片归档工作
1.请各学院（部）、科研中心档案工作人员在6月15日前完成毕业生照片归档工作。具体归档要求及操作指南见附件1。
2.联系人：杨程程；联系电话：023-68253638。
二、2023届全日制本科毕业生档案转递工作
（一）转递时间
2023年6月19--20日
（二）转递地点
博物馆四楼大厅
（三）毕业生归档材料的收集和整理
毕业生档案包括高中档案和大学档案。毕业生大学档案材料分散在招生就业处、教务处、学生处和校医院等多个部门，请各学院（部）按照规定的时间和程序，到各相关部门领取，并以学生个人为单位整理，将材料装入对应的毕业生档案袋，确保档案材料不遗漏、不错装。毕业生在校期间形成的档案材料包括：
1.西南大学学生登记表；
2.高等学校毕业生登记表；
3.西南大学学业成绩单（含辅修成绩单）；
4.学士学位授予决定；
5.毕业生体格检查表；
6.党员/团员材料；
7.表彰奖励材料（含综合考评材料、先进荣誉申请材料、各类奖学金申请材料及其它获奖评审证明材料）；
8.纪律处分材料；
9.师范生公费教育协议书（限公费师范毕业生）；
10.教师资格认定表（部分毕业生）；
11.其它应归档材料。
（四）毕业生档案材料归档
1.清点高中档案和领取档案装具。2023年5月31日前，各学院（部）到档案馆清点高中档案，领取高中档案、档案袋、档案标签。
2.毕业生档案材料装袋。将毕业生档案材料装入毕业生档案袋中，在毕业生档案袋正面张贴毕业生信息标签，在“档案材料清单栏”填写相应档案材料数量。各学院（部）分管本科学生工作的副书记或辅导员在学生信息标签“装档人”处签字确认。
3.密封档案袋。装档人检查档案材料装袋无误后，用密封签密封档案袋并加盖密封章。
（五）毕业生档案转递流程
1.复核确认毕业生档案转递信息。各学院（部）根据招生就业处关于毕业生就业工作的要求，通知本单位毕业生复核确认档案转递信息。
2.EMS寄送袋装袋及密封。各学院（部）将档案装入邮政EMS邮寄袋，张贴对应档案邮寄面单，核查无误后用EMS密封签密封并加盖密封章。密封时要认真仔细，密封签要粘贴牢固。
升学本校研究生的档案不装入EMS邮寄袋，各学院（部）列出升学本校研究生的清单，将密封好的档案和清单一起交档案馆暂时保管，下学期开学后由相关的研究生辅导员到档案馆统一领取。
3.档案寄送。档案馆协调邮局集中寄送毕业生档案。
（六）毕业生档案去向查询
高校毕业生档案采用“邮政EMS标准快递”转递，档案交寄后，档案馆收集整理毕业生档案转递信息及EMS单号反馈给各学院，供毕业生查询和使用。
毕业生须时刻关注自己的档案投递动态，若档案未如期到达，毕业生可凭EMS单号，通过EMS网络平台、服务电话023-68355202或023-68355225查询。毕业生档案自交寄之日起一年内，邮局受理查询，逾期将不再受理查询。
（七）工作要求
1.高度重视毕业生档案转递工作。毕业生档案是国家和社会培养、选拔、录用人才的重要参考依据，各学院（部）要加强宣传，保证每名毕业生清楚档案转递的相关知识和要求，切实维护毕业生的合法利益。
2.确保毕业生档案的齐全、完整。各学院（部）要指定专人负责对每名毕业生的档案材料认真整理，做好登记，并保留记录备查。当发现应有材料缺少时，必须通过寻找、补办等措施补齐。
3.严肃毕业生档案工作纪律。毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见，各院（部）必须指定专门工作人员负责，其他人不得接触毕业生档案材料。档案材料集中装袋、密封、交接之后的补充或调整必须由学院（部）指定专人负责。档案馆工作人员不接触档案材料，不承担档案内容方面的责任。
4.因时间紧任务重，为按时完成任务，各学院（部）在装档前务必将毕业生档案材料以个人为单位整理好，并按照专业、班级、学号从小到大排列好。
5.各学院（部）与档案馆、邮局交接毕业生档案时要认真清点，签字确认。
6.严禁个人携带、保管本人或他人档案。
（八）联系方式
联系人：李健；电话：023-68367370
附件1：2023届毕业生照片归档要求及操作指南
特此通知
档案馆
2023年5月29日