各学院（部、所、中心）：
为做好2024届毕业生照片归档及毕业生档案转递工作，现就有关事宜通知如下：
一、2024届毕业生照片归档工作
请各学院（部、所、中心）档案工作人员在6月15日（星期六）前完成毕业生照片归档工作。具体归档要求及操作指南见附件1。
（二）联系人：杨程程；联系电话：023-68253638。
二、2024届毕业生档案转递工作
（一）转递时间
全日制本科生：6月25日（星期二）-27日（星期四）；研究生：7月2日（星期二）-4日（星期四）。
（二）转递地点
博物馆四楼405大厅。
（三）毕业生归档材料收集整理
毕业生档案包括入学前档案材料和在校期间形成的档案材料。在校期间形成的档案材料分散在教务处、学生处、研究生院 党委研究生工作部、招生就业处和校医院等多个部门，请各学院（部、所、中心）按照相关部门规定时间和程序领取材料，并以学生个人为单位整理，将材料装入对应的毕业生档案袋，确保档案材料不遗漏、不错装。
1.本科毕业生在校期间形成的档案材料包括：
（1）西南大学学生登记表；
（2）西南大学毕业生登记表；
（3）西南大学学业成绩单（含辅修成绩单）；
（4）学士学位授予决定；
（5）毕业生体格检查表；
（6）党员/团员材料；
（7）表彰奖励材料（含综合考评材料、先进荣誉申请材料、各类奖学金申请材料及其它获奖评审证明材料）；
（8）纪律处分材料；
（9）师范生公费教育协议书（限公费师范毕业生）；
（10）其它具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
2.研究生毕业生在校期间形成的档案材料包括：
（1）硕/博士研究生录取登记表；
（2）硕/博士研究生新生登记表；
（3）博士研究生专家推荐信；
（4）博士研究生政审材料；
（5）西南大学研究生成绩表；
（6）西南大学毕业生登记表；
（7）硕/博士学位授予决定；
（8）硕/博士学位申请书；
（9）毕业生体格检查表；
（10）党员材料；
（11）表彰奖励材料（含综合考评材料、先进荣誉申请材料、各类奖学金申请材料及其它获奖评审证明材料）；
（12）纪律处分材料；
（13）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
（四）毕业生档案材料归档
1.清点档案材料和领取档案装具。5月31日（星期五）前，各学院（部、所、中心）本科辅导员到档案馆107室清点高中档案，领取本科毕业生档案袋、档案标签；研究生辅导员务必认真清点整理学生入学前档案、在校期间形成的档案材料，5月31日（星期五）起，到档案馆107室领取毕业研究生档案袋和档案标签。
2.毕业生档案材料装袋。本科辅导员将本科毕业生在校期间产生的材料鉴定后装入毕业生档案袋，研究生辅导员将毕业研究生所有档案材料审查后装入毕业生档案袋，同类档案如有多份，按照形成先后排列。在档案袋正面张贴档案标签，在“档案材料目录栏”填写相应档案材料数量。辅导员在档案标签“装档人”处签字确认。
3.集中合档，密封档案袋。本科辅导员在集中转递时间到博物馆四楼405大厅领取高中档案，并与提前装袋的本科档案材料合档装袋，装档人检查所有档案材料装袋无误后，用密封签密封档案袋并加盖西南大学档案密封章。研究生辅导员在集中转递时间到博物馆四楼405大厅密封档案，加盖西南大学档案密封章。
（五）毕业生档案转递
1.复核确认毕业生档案转递信息。请各学院（部、所、中心）根据招生就业处关于毕业生就业工作的要求，通知本单位毕业生于6月19日（星期三）前在智慧就业平台填写、复核确认档案转递信息。公费师范硕士研究生的档案转递信息（档案接收单位、接收地址、接收人、接收人联系电话）由相关培养单位统计，6月20日（星期四）前将档案转递信息电子档报送档案馆。
2.EMS邮寄袋装袋及密封。请各学院（部、所、中心）将密封完好的档案装入EMS邮寄袋，张贴对应档案邮寄面单，核查无误后用EMS密封签密封并加盖西南大学档案密封章。密封时要认真仔细，密封签要粘贴牢固。升学本校、入职本校（含博士后）的毕业生档案不装入EMS邮寄袋。
3.档案寄送。档案馆将协调邮局集中寄送毕业生档案。请各学院（部、所、中心）列出《2024届毕业生档案交寄清单》（附件2），与邮局共同清点后，签字完成交寄。
4.不外寄档案的交接。
（1）升学本校的毕业生档案由各学院（部、所、中心）列出《2024届毕业生升学本校档案移交清单》（附件3），将密封好的档案和清单交档案馆暂时保管，下学期开学后由研究生辅导员到馆提档；
（2）入职本校（含博士后）的毕业生档案，由培养单位列出《西南大学教职工（含博士后）档案移交清单》（附件5），将密封完好的档案和移交清单交档案馆教职工档案室（档案馆101室）；
（3）学生毕业后，档案原则上不再留校，如有特殊情况需暂缓寄送的，需由毕业生向培养单位申请，由培养单位形成《2024届毕业生暂缓寄送档案移交清单》（附件4），将密封完好的档案和签字盖章的移交清单交档案馆保管。
（六）毕业生档案去向查询
高校毕业生档案采用“邮政EMS标准快递”转递，档案交寄后，档案馆收集毕业生档案转递信息及EMS单号反馈给各学院（部、所、中心），供毕业生查询和使用。毕业生须时刻关注自己的档案投递动态，若档案未如期寄达，毕业生可凭EMS单号，通过EMS网络平台查询物流信息。档案自交寄之日起一年内，邮局受理查询，逾期将不再受理查询。
（七）工作要求
1.高度重视毕业生档案转递工作。毕业生档案是国家和社会培养、选拔、录用人才的重要参考依据，各学院（部、所、中心）要认真负责，切实维护毕业生的合法利益。
2.确保毕业生档案的齐全、完整。各学院（部、所、中心）要指定专人负责整理毕业生档案材料，做好登记，并保留记录备查。当发现应有材料缺少时，必须通过寻找、补办等措施补齐。
3.严肃毕业生档案工作纪律。毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见，各学院（部、所、中心）必须指定专人负责，其他人不得接触毕业生档案材料。档案材料集中装袋、密封、交接之后的补充或调整必须由学院（部、所、中心）指定专人负责。档案馆工作人员不接触档案材料，不承担档案内容方面的责任。
4.因时间紧任务重，为按时完成任务，各学院（部、所、中心）在装档前务必将毕业生档案材料以个人为单位整理好，并按照专业、班级、学号从小到大排列。
5.各学院（部、所、中心）与档案馆、邮局交接（寄）毕业生档案时要准备交接（寄）清单，各方须认真清点，签字确认。
6.严禁个人携带、保管本人或他人档案。
（八）联系方式
毕业生照片归档工作：杨程程，68253638；
全日制本科生档案工作：杨伟，68367370；李飞雨，68253727；
研究生档案工作：李飞雨，68253727。
特此通知。
附件：1.2024毕业生照片档案归档指南