第一章 总 则
第一条 为了加强我校人事档案工作，提高人事档案的科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为组织人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》等法规，结合我校实际制定本办法。
第二条 人事档案是指学校组织、人事等有关部门按照党和国家有关规定，在工作中形成的记载教职工经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、职务任免、工资待遇等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是学校档案的重要组成部分。
第三条 人事档案工作是学校组织、人事工作的重要组成部分，也是学校档案工作的重要组成部分，由学校统一领导，业务上接受组织、人事部门指导。
第四条 学校人事档案主体部分由学校档案馆集中管理，档案馆人事档案室具体负责学校人事档案的收集、鉴别、整理、保管、保护、利用、转递、统计等工作。
第五条 人事档案工作具有较强的保密性，其档案管理人员由具有较强政治思想素质和业务素质的中共党员干部担任，必须贯彻执行党和国家有关档案保密法规和制度，严密保管，确保教职工档案的完整与安全。
第二章 人事档案材料的收集与归档
第六条 收集归档原则：人事档案材料的形成部门和人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关法律、法规和组织人事等工作的政策、规定，必须遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映其自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，不断充实完善人事档案的内容。
第七条 归档范围：
（一）第一类（履历材料）：履历表和属于履历性质的登记表等材料。
（二）第二类（自传材料）：自传和属于自传性质的材料。
（三）第三类（考察、考核、鉴定材料）：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
（四）第四类（学历和评聘专业技术职务材料）：
1.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
2.培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。
3.职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料；留学回国材料。
4.评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
5.反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被市市级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
（五）第五类（政审材料）：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
（六）第六类（参加中国共产党、共青团及民主党派的材料）：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。
（七）第七类（表彰奖励材料）：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
（八）第八类（涉纪涉法材料）：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
（九）第九类（录用、聘用、任免、转业、工资、待遇、出国、退/离休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料）：
1.招录、聘用材料：录(聘)用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
2.任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。
3.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
4.出国(境)材料：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
5.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
6.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
（十）第十类（其他可供组织上参考的材料）：
1.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
2.审计材料：经济责任审计结果报告。
3.更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
4.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
5.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
6.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
7.其他材料：毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
第八条 校内各有关部门收集归档的范围：
（一）组织部：处级干部履历材料；处级和科级干部考察、考核、鉴定材料；处级和科级干部培训材料；处级和科级干部任免材料，处级干部审计材料；参加中国共产党的材料；优秀共产党员和优秀党务工作者表彰奖励材料；辅导员招录、聘用材料；党代会材料；报告个人有关事项的材料；更改(认定)入党时间材料；其他材料。
（二）人事处：教职工履历材料；教职工自传材料；教职工考察、考核、鉴定材料；教职工学历学位材料；教职工培训材料；教职工职业(任职)资格材料；评聘专业技术职务材料；政审材料；招录、聘用材料；调动、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；工资、待遇材料；出国(境)材料；辞职、辞退材料；更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间等材料；健康检查和处理工伤事故材料；干部人事档案报送、审核工作材料；治丧材料；其他材料。
（三）统战部：参加民主党派、民主党派代表会议登记表、人大代表和政协委员登记表、民主党派机关任职、政治安排任职等有关材料。
（四）纪委办公室、监察处：涉纪涉法材料。
（五）审计处：在审计工作中形成的主要涉及干部个人经济责任审计的审计结论性报告和相应的审计意见材料。
（六）科技处、社科处：反映科研学术水平的材料。
（七）工会：教职工被省级及以上工会选为代表的有关材料，被评为省级及以上劳模、省级及以上工会系统先进个人的有关材料。
（八）学校其他各二级单位和二级党组织都应建立健全送交人事档案材料归档的制度，根据工作职能归口的原则，在材料形成后，分别由上述部门审查签章后交档案工人事档案室归档。
第九条 归档要求：
（一）人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料。职称晋升、干部任免审批表、退休人员审批表、工资变动审批表等档案材料，每年两次归档，上半年形成的材料当年9月底之前移交档案馆教职工档案室归档，下半年形成的材料于次年3月底之前移交归档。其他材料，在形成之日起一个月内按要求交档案馆教职工档案室归档并履行移交手续。
（二）档案馆及时掌握形成人事档案材料的信息，主动向人事档案材料形成部门、本人和其他有关方面收集人事档案材料。
（三）档案馆必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
（四）成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
（五）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由组织、人事部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。
（六）归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或组织、人事部门公章。
（七）人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
（八）符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第十条 在人事档案材料收集归档工作中，人事档案材料形成部门、人事档案工作人员和本人必须严格遵守以下纪律：
（一）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
（二）不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档。
（三）不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
（四）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
（五）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第十一条 归档材料的鉴别：
（一）判定材料是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的内容。
（二）审查材料是否齐全、完整。
（三）审查材料是否手续完备。
（四）鉴别中发现涉及政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理。
（五）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。
第十二条 人事档案整理工作要求：认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第三章 人事档案的保管与保护
第十三条 根据安全保密、便于查找的原则要求，严密、科学地保管好人事档案。做好库房的防火、防盗、防水、防潮、防虫、防光、防高温、防有害气体及温湿度控制；建立保管人事档案的登记和统计制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。
第十五条 严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第四章 人事档案的查阅与利用
第十六条 查阅利用人事档案的范围：
（一）干部考察、任免、调动、政审、奖惩、组织处理、离退休、入党入团、出国（境）、工资、福利待遇、治丧等工作需要。
（二）公安机关、检察院、法院、国家安全部门、纪检监察部门，因业务工作需要可以查阅人事档案。
（三）公证处、法律顾问可以查阅人事档案的履历和自传部分。
（四）编写校史、院史，确因工作需要，经批准后，可查阅履历、自传等材料。
（五）与他人案件有密切关系，而本人已死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，需查阅其档案取得证明材料的，可提供组织查阅。
（六）教职工子女、亲属因入党、入团、升学、入职、参军等政审需要，一般只提供其父母及其亲属的政治面貌、现任职务以及相关的内容。
第十七条 利用人事档案，须遵守下列规定：
（一）利用人事档案者必须是正式职工中共党员。
（二）学校各单位利用人事档案，须持单位领导和人事处领导审批签字并加盖公章的《西南大学人事档案利用审批表》（见附件）及利用人有效证件，到档案馆人事档案室查阅利用。
（三）校外单位利用人事档案，须持写明利用对象、利用人、利用理由及内容的单位介绍信及利用人有效证件，由人事处领导审批签字并加盖公章后，到档案馆人事档案室查阅利用。
（四）人事档案原则上在档案馆人事档案室查阅利用。组织、人事部门确因工作需要必须借出的，须持组织部或人事处领导审批签字并加盖公章的审批表，并说明利用目的、内容、借期等，借期不超过一周。
（五）档案归还时，档案馆人事档案室工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细清点，检查无误后方可完结借用手续。
（六）任何人不得查阅本人及其亲属和主要社会关系的人事档案。
（七）除组织人事干部确因工作需要外，任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员的人事档案。
（八）凡需从人事档案中取证，必须由档案馆人事档案室工作人员办理，并加盖“西南大学档案材料证明章”。
（九）利用者必须严格遵守保密制度，对档案的安全和完整负责。不得遗失、损毁、泄密、涂改、抽插档案，如有违反，将依据《中华人民共和国档案法》和学校相关规定严肃处理。
第五章 人事档案的转递
第十八条 工作调动或职务变动后，应及时将人事档案转给新的主管单位。
第十九条 转递人事档案，须遵守下列规定：
（一）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
（二）转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
（三）转递档案必须按统一规定的“人事档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。
（四）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章后立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失；
（五）为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案管理部门，并建立必要的联系制度。
（六）严格执行人事档案转递登记制度，严格手续，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对转出逾一个月的人事档案，档案回执未退回的，应与对方单位联系催收，以防档案丢失。对外单位转入的不知下落的档案,应及时查清下落或退回原转出单位,以免产生新的“无投档案”。
第二十条 学校教职工因辞职、退职、自动离职或被解除合同、终止合同、除名、开除等，其档案必须转递到新单位或户籍所在地人才交流中心。档案馆在未收到人事处档案转递通知单之前，其档案仍由档案馆保管。
第六章 附 则
第二十一条 本办法自公布之日起执行，由档案馆负责解释。
